Ratgeber - Employee Self Service (2024)

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Ratgeber - Employee Self Service (1)

Inhaltsverzeichnis

  • Was bedeutet Employee Self Service (ESS)?
  • Unterschiede zum Manager Self Service
  • Welche Anwendungsbereiche von ESS gibt es?
  • Was sind die Vorteile von Employee Self Service?
  • Was muss eine gute ESS Software können?
  • ESS mit vyble®

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  • Was sind die Vorteile von ESS?
  • Was muss eine gute ESS Software können?
  • Employee Self Service mit vyble®

Eigenständig Daten ändern zu können oder Dokumente hochzuladen, ohne immer die Personalabteilung fragen zu müssen, ist ein Plus für Ihre Mitarbeiter. Das kann an mehreren Stellen Zeit, Arbeit und Nerven sparen. Alles was Sie für Ihr Unternehmen über die Einführung eines Employee Self Service wissen müssen erfahren Sie hier.

Was bedeutet Employee Self Service (ESS)?

Wörtlich ins Deutsche übersetzt bedeutet Employee Self Service, kurz ESS, Mitarbeiter-Selbstbedienung. Besser trifft es allerdings die Bezeichnung Mitarbeiter-Selbstverwaltung. Mithilfe einer Software erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf ihre eigenen Daten (Digitale Personalakte) und können diese jederzeit eigenständig pflegen und aktualisieren.

Unterschiede zum Manager Self Service (MSS)

Als praktisches Gegenstück zum ESS gibt es auch entsprechende Lösungen für Führungskräfte: Mithilfe des Manager Self Service (MSS) erhalten Arbeitgeber und Teamleiter direkten Zugriff auf aktuelle Daten und Auswertungen ihrer Mitarbeiter. Solche Tools ermöglichen es ihnen, schnell und einfach Arbeitszeiten einzusehen, Urlaubsanträge zu genehmigen und Personalbedarf besser zu planen. Dadurch können Unternehmen aktiv Kosten sparen und schneller strategische Entscheidungen treffen. Auch operative Prozesse beschleunigen sich dadurch und werden noch transparenter.

Anwendungsbereiche von ESS

Ein Employee Self Service ermöglicht Mitarbeitern, jederzeit ihre digitale Personalakte zu aktualisieren und gehaltsrelevante Daten zu ergänzen. Neben einfache Änderungen der Anschrift oder Kontoverbindung können sie z. B. jederzeit papierlos Urlaubsanträge erstellen und einreichen – die die Teamleiter dann bequem in der Software genehmigen können. Auch Reisekosten, Arbeitsstunden oder die Änderung der Krankenkasse und viele weitere Verwaltungsaufgaben, die sonst Personaler durchführen müssten.

Vorteile von Employee Self Service

Ratgeber - Employee Self Service (2)

Durch ESS können in der Buchhaltung und der Personalabteilung eine Menge Zeit und Arbeit gespart werden. Daneben gibt es aber auch noch andere Vorteile:

  • zeit- und ortsunabhängiger Zugriff der Mitarbeiter auf ihre Personalakte
  • bessere Datenqualität
  • schnellere und einfachere Personalprozesse
  • keine Umwege sowie weniger Druck-, Papier- und Archivierungskosten
  • mehr Motivation und Eigenverantwortung für Mitarbeiter
  • höhere Planungssicherheit und -gerechtigkeit
  • mehr Transparenz und Servicequalität für Mitarbeiter und Führungskräfte
  • weniger Routineaufgaben für die Personalabteilung

Was muss eine gute ESS Software können?

Sicherheit

Bei der Wahl eines Employee Self Service Systems sollten Unternehmen auf die Datensicherheit nach DSGVO achten: Denn bei der digitalen Personalakte oder gar Lohnkonten handelt es sich um sensible, unbedingt schützenswerte Daten. Je sicherer die Software, für die Sie sich entscheiden, umso überzeugter ist auch Ihr Team, dass es sich auf das neue System verlassen kann.

Flexibles Berechtigungsmanagement

Ein gutes ESS-System sollte es erlauben, individuelle Rollen und Zugriffsrechte zu vergeben. Dadurch können HR-Mitarbeiter z. B. festlegen, dass jemand mit der Rolle „Werkstudent” nur seine Arbeitsstunden in das System eintragen kann, während bestimmte „Manager” einen erweiterten Zugriff auf die Daten ihres Teams haben und z. B. Gehälter auswerten und Urlaubsanträge ihrer Abteilung einsehen und genehmigen dürfen.

Außerdem sollte das System verschiedene Ansichts- und Bearbeitungsberechtigungen bereitstellen. So ist gewährleistet, dass die vom Mitarbeiter angegebenen Informationen erst wirksam werden, wenn sie durch einen Vorgesetzten oder Personalmitarbeiter genehmigt wurden.

Intuitive Benutzeroberfläche

Damit Mitarbeiter das Tool gern und regelmäßig nutzen, sollten Sie sie in der Anfangsphase mit einer kleinen Schulung und Einweisung unterstützen. Je einfacher der Employee Self Service zu handhaben ist, umso schneller und einfacher kommt Ihr Team damit zurecht.

Zugriff via Smartphone

Nicht jeder Mitarbeiter verfügt über einen eigenen PC-Arbeitsplatz, deshalb richten manche Unternehmen Terminals an zentralen Stellen ein. Um die mitunter hohen Kosten für Anschaffung und Installation solcher Terminals zu vermeiden, können Sie sich für ein ESS entscheiden, das Mitarbeitern einen Zugriff via Smartphone anbietet: Dann können sie ihre Daten wie Arbeitszeiten einfach und von überall per App übermitteln.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Mitarbeiter und Führungskräfte haben nicht täglich mit der Personalsoftware des Unternehmens zu tun und werfen oft nur bei Bedarf einen Blick in ihr Benutzerkonto. Umso wichtiger ist es, dass das System Benachrichtigungen mit wichtigen Informationen und Aufgaben per E-Mail versendet, etwa wenn

  • ein Manager Urlaubsanträge und Arbeitszeiten freigeben soll (MSS),
  • ein Arbeitsvertrag ausläuft,
  • ein Dokument zur Unterschrift bereit steht,
  • Geburtstage von Kollegen anstehen.

Bei flexiblen Systemen kann jeder Benutzer selbst entscheiden, welche Benachrichtigungen sie oder er bekommt.

Employee Self Service mit vyble®

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Mit der vyble® HR-Plattform haben Ihre Mitarbeiter einen direkten Zugriff zu ihrer Personalakte und können viele Informationen selbst mit wenigen Klicks ins System einpflegen. Im Administrationsbereich können Sie Rechte und Rollen individuell verwalten und konfigurieren. So können Sie jedem Mitarbeiter, entsprechend seiner Position im Unternehmen, individuelle Berechtigungen erteilen. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeiter mit vyble® Personaldaten, Reisekosten, Arbeitszeiten und vieles mehr schnell per App erfassen. Somit wird die Zusammenarbeit zwischen Personalern, Führungskräften und Mitarbeitern so einfach und effizient wie noch nie.

Win-Win-Situation

Die ESS-Lösung von vyble® hält Ihnen und Ihrem Team den Rücken frei, damit Sie mehr Zeit und Ruhe für das haben, was sich nicht digitalisieren lässt.

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Bitte beachten Sie, dass die Inhalte dieser Seite keine Beratung in rechtlichen Fragen darstellen. Trotz sorgfältiger Recherche können wir keine Haftung für rechtlich relevante Inhalte übernehmen. Bei Fragen empfehlen wir Ihnen, einen Juristen zu konsultieren.

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FAQs

What is the phone number for NYC employee self-service? ›

Employees can contact NYCAPS Central at nycapscentral@dcas.nyc.gov or 212-487-0500.

What is the ESS portal? ›

Employee self-service (ESS) is the way in which employees can access HR-related information and software directly through a company's intranet or web portal.

What is the phone number for mass employee self-service? ›

The link to Employee Self Service has not changed. Visit https://www.mass.gov/employee-self-service to login and record your time. If your agency is supported by the MassHR Employee Service Center (ESC) and you need assistance using the system, contact the ESC at 617-979-8500. TTY 617-248-0546.

What is the phone number for the Massachusetts SSTA? ›

The system may occasionally be down for maintenance; any changes to availability will be posted on www.mass.gov/masshr. Q: Who do I call if I have questions about how to use the online timesheet? A: If your Agency is supported by the Employee Service Center, (ESC), call 1-855-447- 7778 for assistance.

What is the phone number for the work number for employees? ›

Please note the dispute process may take up to 30 days for completion. For questions, please contact The Work Number Employee Service Center at 1-866-222-5880 or 1-800-424-0253 for TTY-hearing impaired assistance Monday through Friday, from 9:00 a.m. to 8:00 p.m. ET.

What is the ESS login ID? ›

How do I access ESS? Your User ID is your 7-digit Employee ID/PMS Reference # provided by your agency or found on your pay stub.

What is employee self-service ESS? ›

ESS software lets employees access an HR portal anytime, day or night. Through this portal, they can easily check schedules, chat with managers, request time off, and handle other tasks on their own.

What is full time in Massachusetts? ›

Full-time position means a position of gainful employment where the number of hours worked by the employee is not less than 30 hours during any given work week.

What is the telephone number for Mass Gov? ›

(617) 887-6367 or (800) 392-6089 (toll-free in Massachusetts).

What is the phone number for the Office of Personnel Management US government? ›

TELEPHONE: The Office of Personnel Management is committed to providing you with the best customer service possible. To do this, we have established a toll-free telephone number 1-888-767-6738.

What is the phone number for Massachusetts customer service? ›

Callers can obtain personal assistance by calling the Consumer Services hotline at 617-521-7794.

What is SSP in Massachusetts? ›

The Massachusetts State Supplement Program (SSP) is a state cash benefit program for qualified Massachusetts Supplemental Security Income (SSI) applicants.

What is Massachusetts phone extension? ›

Eastern Massachusetts has area codes 339, 351, 508, 617, 774, 781, 857, and 978. Western Massachusetts has area code 413. The numbering plan areas are organized into two local access and transport areas (LATAs): 126 comprises the western part, and 128 covers the central and eastern parts.

How do I speak to someone at HRA, NYC? ›

Call the Human Resources Administration (HRA) information line at 718-557-1399.

What is the phone number for NYC employment verification? ›

For City employees please call the DCAS Employment Verification line at 212-669-1357, option 7, then 1. For Department/Board of Education employees please call 718-935-4000.

What is the phone number for NYC public assistance? ›

To find the address and phone number of the SNAP office nearest you, call the toll-free New York State Temporary Assistance Hotline at 1-800-342-3009. By following the prompts on the automated caller response system, you can find the address and phone number of the SNAP office for where you live.

What is the phone number for NYC cash assistance interview? ›

Call 718-SNAP-NOW (718-762-7669)

You may get benefits quicker if you complete your interview sooner. Some Helpful Hints: The best time to call for your interview is Thursday afternoon or Friday afternoon. Currently, this is when wait times are the shortest.

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Author: Kareem Mueller DO

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Name: Kareem Mueller DO

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